The
Key to Overall Project Success: Good Project Integration Management
¡ Kunci
sukses proyek secara umum terletak pada manajemen integrasi proyek yang baik.
Prinsip dari manajemen integrasi proyek ini adalah bahwa manajer proyek harus
mampu mengkoordinasikan semua area pengetahuan secara menyeluruh pada siklus
hidup proyek.
¡ Sebagian
manajer proyek yang masih baru terkadang mempunyai hambatan dalam melihat
“gambaran yang besar” dari sebuah proyek dan terlalu terfokus pada detil
proyek.
¡ Hal
ini tentunya berakibat bahwa sasaran proyek kurang dapat tercapai secara
optimal. Manajemen integrasi proyek IT tidak sama dengan integrasi software.
Project
Integration Management Processes
Manajemen integrasi proyek terdiri atas 3 (tiga)
tahapan proses, yaitu :
¡ Pembuatan
Rencana Proyek ; mengambil hasil dari proses yang lain, secara konsisten dan
koheren, untuk kemudian digunakan dalam membuat rencana proyek yang baru.
¡ Pelaksanaan
Proyek ; melaksanakan rencana proyek.
¡ Kontrol
Perubahan terpadu ; koordinasi berbagai perubahan dalam proyek
Figure
3-1. Project Integration Management
Overview
Kerangka Kerja Manajemen Integrasi
Proyek
¡ Manajemen
integrasi proyek pada dasarnya merupakan kegiatan mengelola dan
mengkoordinasikan seluruh area pengetahuan dalam setiap fase siklus hidup
proyek uuntuk mencapai keberhasilan proyek. Kerangka kerja manajemen integrasi
proyek ini dapat digambarkan dalam bagan berikut
Figure
3-2. Framework for Project Integration Management
Project
Plan Development
¡ Rencana
Proyek (Project Plan) adalah dokumen yang digunakan untuk mengkoordinasikan
semua perencanaan proyek.
¡ Tujuan
dari pembuatan perencanaan proyek ini adalah sebagai guide (petunjuk)
dalam pelaksanaan proyek.
¡ Perencanaan
proyek akan membantu manajer proyek dalam memimpin tim proyek dan mengkaji
pelaksanaan proyek. Selain itu, rencana proyek ini juga bermanfaat untuk
mengukur kinerja proyek, dimana hasil
pelaksanaan proyek akan diperbandingkan dengan perencanaan proyek yang sudah
dibuat.
Attributes
of Project Plans
Sebagai proyek yang
mempunyai sasaran khusus, maka rencana proyek hendaknya bersifat :
¡ Dinamis ; rencana proyek disusun dengan
mempertimbangkan berbagai kondisi lingkungan yang aktual.
¡ Fleksibel ; rencana proyek yang disusun haruslah
mampu menyesuaikan perubahan-perubahan atau perkembangan-perkembangan di
sekitar lingkungan yang berpengaruh terhadap proyek.
¡ Mudah diupdate apabila terjadi perubahan ; rencana
proyek hendaknya mudah diperbaiki dari sisi administratif maupun dokumentasinya
apabila perubahan-perubahan yang bersifat korektif maupun untuk kepentingan
perbaikan kualitas harus dilakukan.
Common
Elements of a Project Plan
Struktur dari rencana proyek hendaknya mengandung
elemen-elemen pokok berikut :
¡ Pendahuluan
atau ikhtisar proyek
¡ Deskripsi
bagaimana proyek diorganisir
¡ Teknis
dan proses manajemen yang digunakan dalam proyek
¡ Pekerjaan
yang dilakukan, penjadwalan dan informasi anggaran biaya
Table
3-1. Sample Outline for a Software Project Management Plan (SPMP)
Stakeholder
Analysis
Untuk melengkapi perencanaan proyek, diperlukan juga
dokumen analisis stakeholder. Dokumen ini sangat penting untuk memberikan informasi
seperti :
¡ Nama
organisasi dan stakeholder proyek
¡ Tugas-tugas
stakeholder dalam proyek
¡ Kondisi
stakeholder
¡ Tingkat
keterlibatan dan kepentingan dalam proyek
¡ Saran-saran dalam kaitannya dengan relasi manajemen
Table
3-2. Sample Stakeholder Analysis
Project
Plan Execution
Pelaksanaan rencana proyek mencakup tentang
pelaksanaan dan pengelolaan pekerjaan yang sudah dideskripsikan dalam rencana
proyek. Waktu dan uang sebagian besar digunakan dalam pelaksanaan proyek ini.
What
Went Wrong?
¡ Many
people have a poor view of plans based on past experiences. Senior managers often require a plan, but
then no one follows up on whether the plan was followed.
¡ For
example, one project manager said he would meet with each project team leader
within two months to review their plans.
The project manager created a detailed schedule for these reviews. He cancelled the first meeting due to another
business commitment. He rescheduled the
next meeting for unexplained personal reasons.
Two months later, the project manager had still not met with over half
of the project team leaders.
¡ Why
should project members feel obligated to follow their own plans when the
project manager obviously did not follow his?
Important
Skills for Project Execution
¡ Keahlian
Penting yang dibutuhkan dalam Pelaksanaan Proyek
¡ Keahlian manajemen secara umum seperti kepemimpinan,
komunikasi dan politis.
¡ Keahlian
dan pengetahuan tentang produk atau target.
Tools
and Techniques for Project Execution
¡ Keahlian
dalam menggunakan tool dan teknik. Tool dan teknik yang biasa digunakan dalam
pelaksanaan proyek antara lain :
l Work
Authorization System ; Metode yang digunakan untuk menjamin bahwa orang yang
benar-benar kualified (memenuhi syarat dan mempunyai keahlian tertentu)
mengerjakan pekerjaan pada waktu yang tepat dan pekerjaan yang sebenarnya.
l Status
Review Meetings ; Pertemuan yang terjadwal digunakan untuk mengadakan tukar
informasi proyek.
l Project
Management Software ; Software khusus yang digunakan untuk membantu dalam
pengelolaan proyek.
Integrated
Change Control
¡ Telah
disebutkan bahwa karakteristik sebuah rencana proyek (project plan) adalah
adanya sifat dinamis dan fleksibel terhadap perkembangan yang terjadi selama pelaksanaan
proyek. Konsekuensi dari kondisi ini adalah bahwa rencana proyek pada akhirnya
juga harus uptodate apabila pada saat pelaksanaan memungkinkan dilakukannya
perubahan-perubahan baik dari aspek scope proyek, estimasi biaya dan waktu dan
sebagainya (Note: 1996 PMBOK called this process “overall
change control”)
¡ Three
main objectives of change control:
l Influence
the factors that create changes to ensure they are beneficial
l Determine
that a change has occurred
l Manage
actual changes when and as they occur
Sistem Kontrol Perubahan
¡ Sebagai
contoh, apabila suatu saat umur proyek harus dipercepat karena pertimbangan
tertentu, mungkin hal ini akan menyebabkan dilakukannya penjadwalan ulang
melalui pemangkasan aktivitas tertentu atau percepatan waktu aktivitas
kegiatan. Estimasi biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya manusia atau tenaga
pelaksana dalam rencana proyek tentunya akan terpengaruh akibat perubahan ini.
Contoh lain dari aspek estimasi biaya proyek, mungkin akan terjadi
perubahan-perubahan dan peninjauan ulang ketika suatu saat harga-harga sumber
daya fisik di pasaran terjadi kenaikan. Sebab apa yang sudah dirumuskan dalam
estimasi biaya menjadi tidak akurat lagi secara riil. Dengan demikian, manajer
proyek harus memikirkan dan selalu melakukan kontrol terhadap peluang
terjadinya perubahan-perubahan pada saat proyek berjalan secara terpadu pada
seluruh fase dalam siklus hidup proyek.
¡ Pekerjaan
kontrol perubahan ini dilakukan dengan mengevaluasi atau mengkaji laporan
kinerja aktual dari pelaksanaan proyek yang sedang berjalan dengan rencana
proyek yang sudah dibuat sebelumnya. Apabila dari hasil evaluasi kinerja
diputuskan untuk dilakukannya perubahan
maka rencana proyek yang sudah dibuat harus diperbaiki kembali.
Figure
3-3. Integrated Change Control Process
Pandangan
Terhadap Terjadinya Perubahan
l Pandangan
lama : Tim proyek akan bekerja sesuai dengan apa yang sudah di rencanakan
dengan tepat waktu dan berdasarkan anggaran.
¡ Masalah
: Stakeholder sering mengubah kesepakatan scope proyek sehingga perkiraan waktu
dan biaya menjadi tidak akurat.
l Pandangan
modern : Manajemen proyek adalah suatu proses yang ajeg dari sebuah komunikasi
dan negosiasi.
¡ Solusi
: Perubahan seringkali menguntungkan dan tim proyek harus merencanakan dan
memperkirakan adanya perubahan-perubahan tersebut
Sistem Kontrol Perubahan
¡ Secara
formal, dapat dibuat suatu dokumentasi proses yang menjelaskan kapan dan
bagaimana suatu pekerjaan dalam proyek akan diubah. Juga dijelaskan siapa yang
mempunyai kewenangan melakukan perubahan dan bagaimana mekanisme perubahan
tersebut dilakukan.
¡ Berkaitan dengan kontrol perubahan ini
biasanya dibentuk Forum Kontrol Perubahan (Change Control Board – CCB) yang
beranggotakan orang-orang yang mempunyai kewenangan untuk menyetujui atau
menolak adanya perubahan dalam proyek, termasuk didalamnya stakeholder proyek.
¡ Forum
ini dimanfaatkan untuk menyiapkan permintaan perubahan, mengkaji usulan
perubahan dan mengelola bagaimana implementasi dari perubahan tersebut.
Pertemuan-pertemuan dalam CCB ini biasanya hanya bersifat sesaat, tetapi
dimungkinkan terjadi pertemuan yang agak lama dan panjang apabila perubahan
yang akan dilakukan bersifat serius dan harus dilakukan.
Change
Control Boards (CCBs)
¡ A
formal group of people responsible for approving or rejecting changes on a
project
¡ Provides
guidelines for preparing change requests, evaluates them, and manages the
implementation of approved changes
¡ Includes
stakeholders from the entire organization
Kiat Mengelola Kontrol Perubahan
l Pandanglah
manajemen proyek dipandang sebagai proses yang ajeg dari suatu komunikasi dan
negosisi.
l Rencanakan
adanya perubahan-perubahan.
l Bentuk
sistem kontrol perubahan, misalnya
melalui forum kontrol perubahan (CCB).
l Gunakan
susunan manajemen yang baik.
l Definisikan
prosedur untuk membuat keputusan yang tepat waktu untuk perubahan yang
lingkupnya kecil.
l Gunakan
laporan kinerja pekerjaan secara tertulis dan lisan uuntuk membantu
mengidentifikasi dan mengelola perubahan-perubahan dalam suatu proyek.
l Gunakan
manajemen proyek dan software bantu uuntuk membantu mengelola dan
mensosialisasikan adanya perubahan-perubahan.
0 comments:
Post a Comment